Mede-eigenaars: wie doet wat?

Het beheer van een appartementsgebouw wordt toevertrouwd aan een syndic en eventueel aan een raad van beheer. Wie zijn zij ? Hoe en door wie worden ze aangesteld ? Wat is hun taak en waar eindigt hun bevoegdheid ?

De statuten

De rechten van de mede-eigenaars en de organisatie van de mede-eigendom worden opgenomen in de statuten van het gebouw. Die statuten omvatten :

• De basisakte. Dit is de beschrijving van het gebouw, de definitie van de private en gemeenschappelijke delen, de bepaling van de aandelen in de gemeenschappelijke delen.
• Het reglement van de mede-eigendom. Dit reglement omvat de definitie van de rechten en plichten van de mede-eigenaars, de organisatie van de werking van de algemene vergadering, de opdracht van de syndic.

De statuten worden door een notaris opgesteld in een notariële akte. Vanzelfsprekend is het belangrijk dat u dit document aandachtig leest voor u een appartement koopt! De notariële akte wordt overgeschreven op het hypotheekkantoor. Zo wordt de vereniging van mede-eigenaars een rechtspersoon op zich. Ze kan dan als eiser of verweerder optreden voor de rechter, zaken aanhangig maken en zich verdedigen. De vereniging wordt vertegenwoordigd door de syndic.

Ieder zijn taak

De mede-eigendom heeft drie organen : een algemene vergadering, een raad van beheer en een syndic.

1. De algemene vergadering

De algemene vergadering is het besluitvormingsorgaan. Alle mede-eigenaars nemen eraan deel en de werking (de regelmaat van de vergaderingen, het aanwezigheidsquorum, enz.) wordt bepaald door de statuten van het gebouw.

Wat het vereiste aantal aanwezigen op de vergaderingen betreft, mag het reglement van mede-eigendom strenger zijn dan de wet, maar niet minder streng. Zo bepaalt de wet dat er bij de eerste samenroeping meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig moet zijn en ze bovendien minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Zoniet wordt er een nieuwe datum vastgesteld, ten minste vijftien dagen later. Bij de tweede poging heeft het geen belang meer hoeveel mede-eigenaars aanwezig zijn!
Niet alle beslissingen vergen eenzelfde meerderheid van stemmen. ook hier mag het reglement van mede-eigendom strengere eisen stellen dan de wet. Volgens de wet is een drievierde meerderheid vereist voor bv. een beslissing over werken aan de gemeenschappelijke delen. Er is een viervijfde meerderheid vereist voor bv. een beslissing om de bestemming van het gebouw te veranderen. De wet vereist een unanieme beslissing voor een wijziging van de verdeling van ieders aandeel in de mede-eigendom.

2. De syndic

Een appartementsgebouw beheren, betekent ervoor zorgen dat het gebouw goed onderhouden wordt, dat de gemeenschappelijke kosten worden betaald, enzovoort. Deze uitzonderlijk belangrijke opdracht is het werk van de syndic. In (middel) grote gebouwen wordt de syndic bijgestaan door een raad van beheer, die zijn werk controleert en begeleidt.

De beschrijving van de taken van de syndic is opgenomen in het reglement van de mede-eigendom.

• Wie is gemachtigd, op te treden als syndicus ?

De mede-eigenaars hebben de keuze : zij kunnen iemand uit hun midden kiezen of een externe persoon (een 'professional' ) aanstellen, wat vooral in grote gebouwen geen overbodige luxe is.

De functie van een professionele syndic is gereglementeerd. Hij moet ingeschreven zijn bij het beroepsinstituut van vastgoedmakelaars (BIV) en moet bepaalde titels, certificaten en diploma's bezitten. Het werk van een professionele syndic wordt uiteraard vergoed. Een niet-professionele syndic, normaal een mede-eigenaar, is vaak onbezoldigd maar de algemene vergadering vergoedt zijn kosten.

De syndic wordt aangesteld voor een vernieuwbare periode van vijf jaar. Als de algemene vergadering geen syndic benoemt, kan elke mede-eigenaar zich tot de vrederechter wenden om een syndic te laten aanstellen.

De benoeming van de syndic moet worden bekend gemaakt in een mededeling bij de ingang van het gebouw, de zetel van de vereniging van mede-eigenaars.

• De bevoegdheden van de syndic

Juridisch beschouwd is hij de gevolmachtigde van de vereniging van mede-eigenaars. Hij kan in naam van de vereniging voor de rechtbank optreden als eiser (bijvoorbeeld om een aandeel in de gemeenschappelijke kosten te vorderen). Als een ontevreden mede-eigenaar of zelfs een derde de vereniging van mede-eigenaars wil dagvaarden, moet hij dat in de persoon van de syndic doen.

De syndic voert de beslissingen van de algemene vergadering van de mede-eigenaars uit (bijvoorbeeld het afsluiten van een onderhoudscontract voor de gemeenschappelijke tuin met een tuinbedrijf, de aanwerving van een nieuwe schoonmaakster voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen, enz.). Daarnaast kan de syndic alle 'daden van bewaring en alle voorlopige administratieve daden' in verband met het gebouw stellen. Zo kan hij bijvoorbeeld het dak onmiddellijk laten herstellen als er pannen afgewaaid zijn.

Bepaalde zaken zijn de syndic echter verboden. Hij mag geen verbintenissen aangaan voor een termijn die zijn mandaat overschrijdt (5 jaar, eventueel hernieuwbaar), behalve wanneer de algemene vergadering dit uitdrukkelijk heeft goedgekeurd. Hij mag evenmin door een (van de) mede-eigenaar(s) als gevolmachtigde worden aangesteld om deze laatste in de algemene vergadering te vertegenwoordigen.

• De taken van de syndic

- Hij roept de algemene vergadering van de mede-eigenaars samen, niet alleen op de door het reglement van de mede-eigendom bepaalde data, maar ook als één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigen, daarom vragen.

- Hij bewaart de beslissingen van de algemene vergadering en speelt dus een beetje de rol van archivaris.

- Hij beheert de fondsen van de mede-eigendom. De syndic is verantwoordelijk voor het bedrijfskapitaal voor de courante uitgaven en het reservekapitaal voor de buitengewone onkosten (zie kader: 'Werkkapitaal en reservekapitaal').

• De syndic als bemiddelaar

  Het gebeurt niet zelden dat mede-eigenaars verwikkeld raken in een conflict. Dan kan de syndic als bemiddelaar optreden om te proberen tot een minnelijke oplossing te komen. Hij kan zich daarin laten bijstaan door de raad van beheer (als die er is). Slaagt hij er niet in het conflict op te lossen, dan moeten de mede-eigenaars zich tot de vrederechter wenden.

3. De raad van beheer

Een raad van beheer is niet verplicht. Meestal vinden we hem bij de mede-eigenaars van grotere flatgebouwen. Hij speelt min of meer de rol van tussenpersoon tussen de syndic en het geheel van de eigenaars.

• Wie maakt deel uit van de raad van beheer ?

De algemene vergadering beslist of er een raad van beheer wordt gesticht. De beslissing moet met drievierde meerderheid worden aangenomen. De raad van beheer is een collegiaal orgaan en moet minsten drie leden tellen (waaronder een voorzitter). Het algemeen reglement van de mede-eigendom kan bepalen - en in de praktijk gebeurt dat vaak - aan welke voorwaarden iemand mùoet voldoen om lid van de raad te kunnen zijn. Meestal gaat het om mede-eigenaars, wat gezien de taak van de raad logisch is. De syndic mag geen lid zijn van de raad, vermits die hem moet controleren en begeleiden.

• De taken van de raad van beheer

De raad heeft voornamelijk een raadgevende en controlerende taak. de leden zien erop toe dat de syndic de beslissingen van de algemene vergadering juist uitvoert.

- De raad let op de voorwaarden van de verbintenissen die de syndic in naam van de eigenaars aangaat. Als er bijvoorbeeld wordt uitgekeken naar een nieuwe onderhoudsfirma voor de gemeenschappelijke lift, bestudeert de raad de verschillende offertes. Tijdens de algemene vergadering - die over de definitieve keuze beslist - zal de raad van beheer een gemotiveerd oordeel geven over de kandidaten.

- De raad van beheer controleert ook de boekhouding van de algemene vergadering die door de syndic wordt verzorgd. Dat veronderstelt uiteraard at de raad van beheer over de nodige onderzoeksmiddelen beschikt. Die middelen worden het best gepreciseerd in het reglement van de mede-eigendom of in het besluit van de algemene vergadering dat de raad van beheer sticht. Zo kan het nuttig zijn te bepalen dat de syndic zijn boekhouding geregeld aan de raad moet voorleggen. De controle moet ernstig worden uitgevoerd want meestal krijgen de mede-eigenaars de boekhouding slechts één keer per jaarte zien, wanneer de syndic verslag uitbrengt tijdens de algemene vergadering.

- De bijstandstaak van de raad van beheer ontslaat de syndic geenszins van zijn verantwoordelijkheden. Het is veeleer een raadgevende rol. Het reglement van de mede-eigendom kan bijvoorbeeld bepalen dat de syndic voor werken boven een bepaald bedrag de raad van beheer moet raadplegen, die dan zijn oordeel geeft. Hoewel dat oordeel niet dwingend is, zal de syndic er rekening mee houden, want hij zal zich later tegenover de algemene vergadering moeten verantwoorden.

- De raad van beheer kan de syndic niet vervangen als vertegenwoordiger. Zelfs in kleine gebouwen mag men het beheer niet verwaarlozen. Gebeurt dat wel, dan wordt het onvermijdelijk een bron van onenigheid tussen de mede-eigenaars.